導(dǎo)讀:智慧軍營人員檔案管理系統(tǒng)能夠提高日常工作中檔案管理水平,著力解決部隊人事檔案管理水平不高的情況。
一、建設(shè)背景
隨著社會經(jīng)濟和信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展,我們已經(jīng)進入了一個大數(shù)據(jù)時代。在這樣一個時代中,人工管理已經(jīng)不能滿足需求,取而代之的是信息化系統(tǒng)管理模式。人民軍隊作為保衛(wèi)祖國領(lǐng)土完整,維護國家合法權(quán)益的核心部門,經(jīng)常會收發(fā)、處理到各式各樣的人員檔案文件,部隊的人員檔案管理工作直接關(guān)系到國家的安全,人員檔案管理工作也一直被作為部隊安全建設(shè)核心中的核心。
當(dāng)前,在人事檔案方面,我國的軍事部門中已經(jīng)普遍開始采用電子檔案管理系統(tǒng),利用此類檔案系統(tǒng)辦公己成為各部隊提高辦公服務(wù)效率、推動軍事服務(wù)管理的一項新舉措。電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用開創(chuàng)了部隊辦公運作的新模式,它顛覆了部隊傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作模式,有效提升了各部隊的辦公效率,提升了部隊工作的公開度和透明度,是我軍近年來以信息化建設(shè)為依托,提升部隊機關(guān)工作職能的全新手段,是我軍提高人事檔案管理水平的新方法,是強化我軍內(nèi)部職能管理的基礎(chǔ)保障。
二、痛點分析
目前所使用的部隊人事管理檔案系統(tǒng)主要應(yīng)用于基本人員信息維護、文檔處理、數(shù)據(jù)報表等方面,在人事檔案信息檢索、安全防范、優(yōu)秀干部或標兵選拔中沒有得到有效地運用。與此同時,由于人事檔案管理工作涉及信息傳遞量龐大、與行政管理工作、后勤保障工作協(xié)作項目多、干部調(diào)入調(diào)出導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新加快等原因,使部隊內(nèi)部出現(xiàn)了人事檔案管理工作周期長、信息處理量大、工作效率逐步降低等問題。
1.功能單一,重管輕控。人事檔案管理系統(tǒng)僅僅儲存官兵人事檔案信息,沒有將數(shù)據(jù)庫存儲的信息進行有效的利用,大量的數(shù)據(jù)資源被白白浪費。部隊中現(xiàn)今的管理系統(tǒng)無法用全面的數(shù)據(jù)來為管理者的決策提供技術(shù)支持?;鶎庸芾碚咴诠芾砗蜎Q策上僅憑借個人的經(jīng)驗或者依據(jù)短期統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行主觀臆斷,無法利用科學(xué)、全面的大數(shù)據(jù)進行分析研判。
2.檔案系統(tǒng)之間相互孤立,無法通用。多數(shù)管理系統(tǒng)適用范圍小,只對某個單位甚至某類部門管理工作適用。幾個系統(tǒng)不能實現(xiàn)信息共享,這種刻板的系統(tǒng)管理模式造成了大量的人事檔案數(shù)據(jù)被分割開來,使檔案管理者和相關(guān)數(shù)據(jù)使用者無法全面有效的掌握人事檔案內(nèi)容。
3.數(shù)據(jù)安全可靠性差,易受人為因素干擾。好多部門的人事檔案數(shù)據(jù)庫與軟件本身程序基本上都在同一臺電腦上,沒有權(quán)限設(shè)置和密碼保護,只要登錄系統(tǒng),各種數(shù)據(jù)都可以被隨意改動或刪除,很容易被他人抓住管理漏洞,造成不必要的損失。
三、建設(shè)內(nèi)容
智慧軍營人員檔案管理系統(tǒng)主要分為三個模塊,包括檔案數(shù)據(jù)采集模塊、檔案綜合管理模塊和檔案信息服務(wù)模塊。
檔案數(shù)據(jù)采集模塊負責(zé)采集部隊官兵個人基本信息,官兵附加信息(例如官兵在職期間受訓(xùn)情況、獎懲情況、參加戰(zhàn)斗情況、入伍前、后簡歷情況、工資檔次、出國情況、著述情況、績效考核情況、享受津貼補助情況、年度休假探親情況等),檔案重要憑證采集(學(xué)歷學(xué)位證書掃描圖片、立功受獎或接受處分通令等相關(guān)材料掃描圖片、干部入黨或入團相關(guān)材料)。
檔案綜合管理模塊主要對檔案內(nèi)部編排、檔案信息接收導(dǎo)入、臨時檔案文件暫存、檔案文件使用、檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、檔案的借閱與歸還、檔案系統(tǒng)特殊時間提醒等內(nèi)容進行管理。
檔案信息服務(wù)模塊則對檔案的檢索、特定檔案的復(fù)制、檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計等內(nèi)容進行管理。
四、總結(jié)
智慧軍營人員檔案管理系統(tǒng)能夠提高日常工作中檔案管理水平,著力解決部隊人事檔案管理水平不高的情況。大大提升了人事管理效率以及查詢檔案的速度,在檔案內(nèi)部各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計方面,準確率也能夠大大提升。通過檔案系統(tǒng)來管理實物借閱、歸還、臨時保管等相關(guān)流程,杜絕了檔案出庫而導(dǎo)致的內(nèi)部相關(guān)材料丟失的狀況。利用人事檔案管理系統(tǒng)保證檔案各項數(shù)據(jù)的真實和準確,原始檔案和人事檔案系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)相互對照和印證,杜絕個人違規(guī)修改、增加、損毀相關(guān)材料,保證了每名官兵的檔案完整、準確。